Datenschutzerklärung

Stand: 15.11.2020

Wir versuchen grundsätzlich möglichst wenige persönliche Daten zu erheben, trotzdem ist es für den Betrieb unserer Dienste notwendig, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Wir tun dies unter Einhaltung der EU-Datenschutzgrundverordnung (Art. 6 Abs. 1 DSGVO). Daten sind personenbezogen, wenn sie eindeutig einer bestimmten natürlichen Person zugeordnet werden können, wie beispielsweise Name, Anschrift, Geburtsdatum. ColloCall und ColloChat werden gemeinschaftlich betrieben und verwaltet von datenkollektiv.net Rasch und Ungewitter GbR und der UNICODE IT Solutions GmbH, die unten angeführten Daten werden daher von beiden Unternehmen verarbeitet und gespeichert.

Um möglichst wenige personenbezogenen Daten zu erfassen und die erfassten Daten zu schützen, setzen wir folgende Maßnahmen:

• Wir erfassen ausschließlich Daten, die für das Angebot unserer Dienste notwendig sind
• Wir erfassen daher keine Daten zur Analyse des Surfverhaltens
• Wir verwenden auch keine externen Website-Tracker
• IP-Adressen werden anonymisiert in den Zugriff-Logs gespeichert
• Daten werden, ausgenommen Telefoneinwahl, ausschließlich verschlüsselt übertragen.
• Die Server werden mit verschlüsselten Festplatten betrieben
• Unsere Server befinden sich in Deutschland
• Die Daten werden ausschließlich von ColloCall verarbeitet und gespeichert, Ausnahmen sind:
• Zahlungsdaten: Bei Zahlungen durch Finanzdienstleister (zB PayPal, Banken, ..)
• Rechnungsdaten: Weitergabe an Finanzbehörden im Rahmen der gesetzlichen Nachweispflicht
• Telefoneinwahl-Daten: Sämtliche Sprachkommunikation sowie Metadaten (Telefonnummer, Einwahl-Nummer, PIN, Gesprächsdauer) werden von den für die Telefoneinwahl notwendigen Drittanbietern DSGVO-konform verarbeitet und gespeichert. Telefoneinwahl-Daten werden ausschließlich bei Konferenzen mit Telefoneinwahl-Teilnehmer*innen übermittelt.

Videokonferenzen / ColloCall

Bei der Nutzung unseres Videokonferenz-Dienstes ColloCall unterscheiden wir zwischen folgenden Nutzer*innen-Gruppen: Konferenz-Teilnehmer*innen, Gastgeber*innen und Vertragspartner*innen. Abhängig von der Nutzer*innen-Gruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet und gespeichert.

Die Aufzeichnungen von Sessions darf nur nach ausdrücklicher Zustimmung aller Teilnehmer*innen und Gastgeber*innen erfolgen. ColloCall benötigt technisch den Zugriff auf die Session-Aufzeichnungen, darf diese jedoch nicht einsehen.

Konferenz-Teilnehmer*innen

Teilnehmer*innen sind Personen, die ohne Account, ausschließlich über einen Einwahl-Link, an einer Konferenz teilnehmen. Um an einer Konferenz teilzunehmen, ist die Angabe eines Namens – auch ein Pseudonym ist möglich – notwendig. Folgende Informationen werden erhoben:

Gastgeber*innen

Gastgeber*innen verfügen über einen ColloCall-Account. Sie veranstalten Konferenzen, indem sie Räume anlegen und Teilnehmer*innen über Einwahl-Links in diese Räume einladen. Eine Löschung des Accounts inklusive der unten angeführten Daten ist jederzeit selbstständig über das ColloCall-Profil möglich. Folgende Informationen werden gespeichert:

Vertragspartner*innen

Vertragsdaten werden getrennt von den Nutzungsdaten gespeichert. Um unsere Geschäftsbeziehungen abzuwickeln, verarbeiten und speichern wir folgende Daten:

Teamchat / ColloChat

Bei der Nutzung unseres Teamkollaborations- und Chat-Dienstes ColloChat unterscheiden wir zwischen Nutzer*innen und Vertragspartner*innen. Abhängig von der Nutzer*innen-Gruppe werden unterschiedliche personenbezogene Daten verarbeitet. Werden innerhalb der ColloChat-Plattform Sprach- und/oder Videoanrufe durchgeführt, werden zusätzlich die personenbezogenen Daten gemäß Konferenz-Teilnehmer*innen verarbeitet.

Nutzer*innen

Nutzer*innen haben einen ColloChat-Account und nutzen diesen für Kommunikation. Eine Löschung des Accounts ist jederzeit selbstständig über das ColloChat-Profil möglich, Chatinhalte bleiben jedoch über die Löschung des Accounts, nämlich bis zur Löschung des gesamten ColloChat-Zugangs bestehen. Folgende Informationen werden gespeichert:

Vertragspartner*innen

Vertragsdaten werden getrennt von den Nutzungsdaten gespeichert. Um unsere Geschäftsbeziehungen abzuwickeln, verarbeiten und speichern wir folgende Daten:

Log-Dateien

Um die Nutzung unserer Dienste nachzuverfolgen und eine gute Performance der Systeme sicherstellen zu können, erheben wir Log-Daten und speichern diese anschließend anonymisiert für 30 Tage:

• Zugriff auf unsere Dienste: Server, IP-Adresse
• Bei technischen Fehlern: Server, Raum, Fehler, IP-Adresse, Betriebssystem, Browser

Website

Unsere Websites collocall.de und collochat.de können ohne Angabe von personenbezogenen Daten genutzt werden, sofern keine Kontaktaufnahme via Formular erfolgt. Die Zugriffe auf unsere Website werden anonymisiert, indem wir die IP-Adressen verkürzt speichern.

Kontakt via Formular oder E-Mail

Wir verarbeiten und speichern die im Kontaktformular angegebenen bzw. in der E-Mail enthaltenen Daten auf unserem Mail-Server, um über den Grund der Anfrage zu kommunizieren. Anfragen, die nicht zu einem Vertragsverhältnis führen, werden einmal jährlich gelöscht.

Verschlüsselung

Die Kommunikation mit unseren Diensten (ColloCall, ColloChat), mit Ausnahme der Telefoneinwahl, ist mit dem TLS-Protokoll nach aktuellem Stand der Technik für Dritte unlesbar verschlüsselt. Die Authentizität unserer Dienste ist über Zertifikate der Organisation "Let's Encrypt" sichergestellt. E-Mail-Kommunikation, auch Support-Anfragen, können mit dem PGP-Standard Ende-zu-Ende-verschlüsselt erfolgen.

Cookies

Cookies ermöglichen es uns, durch kleine, gespeicherte Text-Dateien, beim erneuten Besuch unserer Dienste Browser eindeutig zu identifizieren. Die Speicherung von Cookies kann in den Browser-Einstellungen deaktiviert, und bestehende Cookies gelöscht, werden. Wir setzen ausschließlich funktionale Cookies, die für den technischen Betrieb notwendig sind.

Nutzer*innen-Rechte

Wir geben auf Anfrage Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten, berichtigen falsche Daten oder löschen diese, wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten dagegen sprechen. Außerdem kann die erteilte Einwilligung zur Datennutzung widerrufen werden.

Beschwerde

Beschwerden über die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Sinne der DGSVO könnt ihr am besten an info@collocall.de oder an den sächsischen Datenschutzbeauftragten richten:
Sächsischer Datenschutzbeauftragter
Bernhard-von-Lindenau-Platz 1
01067 Dresden

Anbieter

Die oben genannten Regelungen informieren über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Nutzung personenbezogener Daten auf der Produkt-Website collocall.de, dem Demo-Service (demo.collocall.de), sowie allen unter der Domain collocall.de gehosteten Services durch
datenkollektiv.net Rasch und Ungewitter GbR
Telefon +49 351 41886600
datenschutz@datenkollektiv.net